Schnelle Hilfe fürs Homeoffice
Aktuell verlagert sich die Arbeit in unsere Privaträume. Für jene Unternehmen und MitarbeiterInnen, die erst wenig Erfahrung damit haben, haben wir ein paar Tipps zum Einstieg gesammelt.
Zu unserem eigenen Schutz und dem unserer Nächsten verlagern viele von uns, wenn es möglich ist, ihre Arbeit ins Homeoffice. Dabei gibt es einiges zu beachten, von der Rechtslage über die Frage der Datensicherheit bis hin zur Auswahl der Tools und Programme.
Im Folgenden finden Sie praktische Tipps, wie Sie als UnternehmerIn und als ArbeitnehmerIn optimal im Homeoffice arbeiten können.
Für wen?
ArbeitgeberInnen haben gegenüber ihren ArbeitnehmerInnen Schutzpflichten. Das heißt, dass gerade momentan Homeoffice für viele ArbeitnehmerInnen die einzig mögliche Form der Arbeit ist. Gleichzeitig ist es für ArbeitgeberInnen nur in bestimmen Fällen rechtlich möglich, einseitig Homeoffice anzuordnen. Wer sich unsicher ist, ob Homeoffice möglich oder erlaubt ist, informiert sich bei ExpertInnen, z.B. bei der Wirtschaftskammer Tirol (www.wko.at/coronavirus, +43 590 905 1111) oder der Arbeiterkammer Tirol (www.ak-tirol.com, 0800 22 55 22 1499).
Am Anfang
Wer von zuhause aus arbeitet, braucht PC oder Notebook und eine – gesicherte – Internet-Verbindung zum Unternehmen. Das kann eine Cloudlösung oder eine VPN-Verbindung sein. Letzteres ist ein virtuelles privates Netzwerk, das abgetrennt vom Internet existiert und die Verbindung vom Computer des Mitarbeiters zum IT-System der Firma verschlüsselt herstellt. Verschlüsselte Verbindungen sowie allgemeine Sicherheitsstandards, etwa eine Zweifaktor-Authentifizierung und limitierte Rechtevergaben je nach User, erhöhen die Datensicherheit zusätzlich. Solche Dinge sind wichtig - leider nutzen Hacker gerade Ausnahmesituationen wie die aktuelle für ihre Machenschaften aus. Es ist also erhöhte Vorsicht von uns Nutzern geboten. Eher dreist momentan die Methode einer automatisch geöffneten Website, die angibt, dass das System gehackt wurde – auch wenn es noch so offiziell wie eine Meldung vom Betriebssystem aussieht, bitte niemals die angegebene Nummer selbst anrufen sondern den eigenen IT-Administrator kontaktieren oder kurz bei einem regionalen IT-Unternehmen Ihres Vertrauens anrufen und nachfragen. Generell gilt, bitte niemals einer fremden Person, die Sie nicht kennen und der Sie nicht vertrauen, die Kontrolle über Ihren Computer überlassen.
Homeoffice und verschiedene IT-Security Maßnahmen können gleichzeitig aber auch nur unternehmensseitig implementiert werden. Damit zur „Hardware“: Im Homeoffice wird der Privatbereich zum Arbeitsplatz, mit allen rechtlichen Auswirkungen. Dazu gehört, dass die/der ArbeitgeberIn die ArbeitnehmerInnen mit allen Mitteln ausstatten muss, die zur Durchführung der Arbeit benötigt werden. Damit sind wir bei den oben genannten PCs und Notebooks. Die Verwendung von „Unternehmens-Geräten“ empfiehlt sich zudem dringend aus Gründen der Datensicherheit. Wenn Homeoffice über einen längeren Zeitraum stattfindet, ist zudem der Arbeitsschutz zu berücksichtigen – das kann unter anderem heißen, dass die/der ArbeitgeberIn verpflichtet ist, entsprechendes Mobiliar wie Schreibtisch und Bürostuhl zu stellen.
Im Alltag
· regelmäßig untereinander Updates liefern
· direkten Kontakt auch zu Einzelnen suchen
· ausschließlich schriftlichen Kontakt vermeiden
· um Feedback bitten
· Spielregeln im Team definieren
· Wie und über welche Kanäle wird kommuniziert?
· Wo und in welcher Form wird Wissen gespeichert?
· Welche Software-Tools werden wie und für welchen Zweck genutzt?
· Welche Abläufe gelten für Ideen/Feedback/akute Probleme?
· Welche gemeinsamen Arbeitszeiten sollten eingehalten werden?
Spoiler
U.a. folgende Tools eignen sich für:
Projektmanagement: Asana, Jira, Monday, Trello …
Chat-Systeme: Slack, Google Hangouts, Yammer …
Videokonferenzen: Cisco Webex, Google Meet
Zeiterfassung: Toggl, Clockify …
Terminvereinbarung: Calendy, Doodle …
Welche Tools im Detail
Generell unterscheiden sich die notwendigen Tools (oder Apps) je nach Arbeitsgebiet im Homeoffice. Grundsätzlich gibt es aber drei Säulen, auf die Homeoffice aufbaut: Die erste Säule ist eine geeignete Office-Software, am besten cloudbasiert, da funktioniert der Austausch am reibungslosesten. Platzhirsche unter den Office-Suites sind Microsoft Office 365 oder Googles G-Suite. Diese beiden Office Versionen sind generell jene, die schon vorher am meisten genutzt wurden – und das nicht ohne Grund. Diese zwei Varianten bieten ein komplettes Package, welches man für ein anständiges Home-Office braucht. Doch dazu später mehr.
Bei der zweiten Säule gilt sicherzustellen, dass der Austausch der Daten reibungslos funktioniert. Wenn es um den Austausch von Daten geht, sind die allgemein bekanntesten Dienste wohl Dropbox, Google Drive, OneDrive von Microsoft und WeTransfer. Daten, die möglicherweise bisher über ein firmeninternes Austausch-Laufwerk geteilt wurden, müssen nun über die Cloud, also onlinebasierte Servier- und Speicherdienste, zugänglich sein. Auch Apples iCloud und die Amazon Cloud können hier eine Alternative sein, auch wenn sie für Homeoffice nur eingeschränkt geeignet sind. Das liegt daran, dass sie nicht ganz so unabhängig verfügbar sind. Die Apple iCloud ist zwar die Standard-Lösung für NutzerInnen eines Mac, iPhones oder iPads – für andere Systeme ist es aber nicht gerade ideal. Amazon Drive ist ein Service für Amazon Prime-Kunden. „Kostenlos“ sind dabei 5 GB Speicher enthalten. Aber kostenlose Angebote gibt es bis zu einem gewissen Speichervolumen von allen bedeutenden Anbietern.
Aber Achtung: Bitte beachten Sie auch in Zeiten wie diesen die Datenschutzgrundverordnung (DSVGO) und informieren Sie sich auf Websites von Anbietern zuvor genau, wo Daten gespeichert werden. Kostenlose Clouds sind meistens nicht datenschutzkonform.
Aber auch andere Anbieter wie beispielsweise Adobe stellen derzeit zeitlich begrenzt ihre Tools der breiten Masse zur Verfügung. Adobe Creative Cloud: Schüler und Studenten, deren Bildungseinrichtung eine Lizenz für die Adobe Creative Cloud besitzt, können bis zum 31. Mai von zuhause aus auf Photoshop und Co zugreifen.
In der dritten Säule geht es um Kommunikation. Was im Homeoffice nicht möglich ist: eben mal schnell zur Kollegin oder zum Kollegen gehen und etwas besprechen. E-Mail kennen und nutzen die meisten spätestens seit dem Jahr 2000. Aber um wirklich produktiv im Büro arbeiten zu können helfen Messenger-Programme. Und da gibt es eine Reihe von Programmen; etwa das populäre Slack. Diese Messenger-Programme sind in der Lage, die Kommunikation sowohl einzelner Teams als auch des gesamten Unternehmens zusammenzuführen. Aber auch Microsoft hat hier ein Pendant, dass sich Teams nennt, bei Google heißt es Hangout. In den Messenger-Programmen kann nicht nur schriftlich per Chat kommuniziert werden, sondern auch Audio- und Videotelefonie sind problemlos möglich. Sie geben im Homeoffice-Alltag den Kollegen ihr Gesicht zurück. Neben Teams, Hangout und Slack bieten auch Skype und Facetime die Möglichkeit für virtuelle Face-to-Face Gespräche.
Hinweis: Mit WhatsApp kann zwar auch videotelefoniert und gechattet werden – ist jedoch für die Unternehmenskommunikation datenschutzrechtlich nicht zu empfehlen.
Zusätzlich zur schnellen und unkomplizierten Kommunikation per Audio und Video haben sich in den letzten Jahren immer mehr Aufgabenmanagementtools verbreitet. Im Grunde handelt es sich hierbei um intelligente to-do Listen. Diese to-do Listen Programmen nennen sich Slack, Trello, Meistertask und bei Microsoft Planner.
Der Microsoft Planner steht wie seine Pendants Slack, Trello und Meistertask für eine moderne Steuerungs-, Planungs- und Kollaborations-Plattform und für ein einfacheres und übersichtlicheres Projektmanagement. Dafür stehen als Kernfunktionen eine Aufgabenverwaltung, eine Statusübersicht und eine gemeinsame Dateiablage zur Verfügung. Diese Kernfunktionen werden noch um einen gemeinsamen Projektkalender, einen Projekt-Chat, ein Projektpostfach mit eigener E-Mailadresse sowie ein gemeinsames Projektnotizbuch ergänzt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Angebot der Programme für Homeoffice ausreichend ist. Für jene, die ein Gesamtpackage, also Office-Software plus Datenspeicher in der Cloud und virtuelle Kommunikationstools suchen, empfiehlt sich eines der etablierten Tools wie Microsoft Office 365 bzw. Googles G-Suite. In diesen Packages sind neben notwendigen Programmen für den Büroalltag (z.B. Outlook, Word, Excel, Powerpoint bei Microsoft oder GMail, Docs, Tabellen, Präsentationen bei Google) auch Datenspeicher (One-Drive bei Microsoft und Drive bei Google) und Kommunikationstools (Teams und Planner bei Microsoft und Hangouts bei Google) enthalten. Teilweise stellen die Anbieter wegen COVID-19 für kurze Zeit ganze Pakete oder einzelne Tools davon kostenlos zur Verfügung – wie z.B. Microsoft Teams, mit der Videotelefonie einfach und kostenlos wird.
Aber auch andere Dienste wie Discord oder Slack lassen sich problemlos in die Microsoft- und Google-Welt integrieren oder umgekehrt. Speziell für das Projektmanagement geeignet ist etwa auch Asana, das mit anderen Diensten wie Slack und Google Drive verbunden werden kann. Auch Slack bietet Verbindungen zu Google Drive an.
Da alle Tools cloudbasiert sind, sind auch alle über ihr Smartphone als App installierbar.
Wenn’s mal hakt
Wenn die IT streikt, kommt oft „die IT-Firma“ ins Haus und schaut sich das an. Es geht aber auch anders, z.B. über Teamviewer für die Fernwartung. Mit diesem Tool können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder externe Personen auf den Rechner einer anderen Person zugreifen. Das ist auch und vor allem bei der Fernwartung nützlich. Teamviewer funktioniert sogar vom Smartphone aus – Voraussetzung ist mindestens eine 3G-Verbindung. Alternativ kann auch Anydesk Free verwendet werden.
Wenn Sie Fragen zur technischen Seite von Homeoffice haben, kontaktieren Sie unsere Experten zur Digitalen Transformation!
Dr. Michael Jäger, digital.tirol, michael.jaeger@digital.tirol
MMag. Fritz Fahringer, Cluster Manager IT - Standortagentur Tirol, fritz.fahringer@standort-tirol.at
Linksammlung:
Microsoft Office 365
Microsoft Teams
Google G-Suite
Trello
Discord
