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Technologie

Homeoffice: Kommunikation is the "key"

Nach anfänglichen Herausforderungen kommt es nun auf die richtige Kommunikation an. Virtuelles Arbeiten als Chance für Mitarbeiter und Führungskräfte

Für viele Unternehmen ist das Homeoffice eine ungewohnte Situation und neue Erfahrung. Nach anfänglichen Herausforderungen mit Technik und Organisation bedeutet das remote Arbeiten vor allem eine große Chance. Führungskräfte wie Mitarbeiter setzen sich mit digitalen Tools, virtuellem Projektmanagement und neuen Kommunikationskanälen auseinander. Dabei kommt es vor allem auf die richtige Kommunikation an. Wie diesauf digitalem Wege gelingt, lesen Sie hier.

Verstärkte Kommunikation
Stimmt man sich im Büro schnell über den Schreibtisch hinweg ab oder erhält auf dem Weg zum Drucker den aktuellen Projektstatus, herrscht im Homeoffice zunächst Stille. Daher gilt es beim remoten Arbeitennoch mehr zu kommunizieren als sonst schon. Zeitlich fixeVideo-Calls mit dem gesamten Team festigen Abläufe und stärken den Zusammenhalt. Bei einem täglichen oder wöchentlichen virtuellen Abstimmungstermin erhalten alle einen Überblick über die Aufgaben. So ist auch ein regelmäßiger Austausch untereinander sichergestellt. Führungskräfte sollten zudem auch ab und zu persönlich mit jedem einzelnen Mitarbeiter in Kontakt treten. Denn nicht nur für Sie als Unternehmer ist die Homeoffice-Situation vielleicht eine neue, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Nicht jeder ist für das Homeoffice geschaffen. Ein persönliches Gespräch zeigt, wer hier Unterstützung benötigt.

Kommunikation mit digitalen Hilfsmitteln
Jour fixe, Teammeetings und sogar Kaffeepausen können auch digital abgehalten werden. Um die Kommunikation aufrecht zu erhalten, nutzen Unternehmen verschiedene Tools:

•Skype
•Microsoft Teams
•Slack
•Starfleaf

In unserem Blogbeitrag Schnelle Schritte zum Homeoffice finden Sie eine genaue Erklärung dieser Tools. Neben E-Mails und Telefonaten sind besonders Tools mitVideo-Funktion beliebt. Denn ein vertrautes Gesicht am Bildschirm wirkt nicht nur gegen das Social Distancing im Homeoffice, sondern beugt etwaigen Missverständnissen vor.

Klare Regeln für das Homeoffice festlegen
Mit welchen Tools wird gearbeitet, wie melde ich mich zur Arbeit und wie funktioniert der VPN noch? Neue Situationen erfordern auch neue Regeln –besonders im Homeoffice gilt es, die wichtigsten Abläufe zu definieren:

Fokus auf ein Kommunikationstool
Anruf am Arbeitshandy, E-Mail oder eine Nachricht per WhatsApp–erreicht man den Mitarbeiter nicht sofort, versucht man es auch noch schnell am privaten Smartphone. Zu viele Kanäle führen nicht automatisch zu einer verbesserten Kommunikation. Ist der Kommunikationsweg klar definiert, können sich alle Mitarbeiter daranhalten.

•Verfügbarkeiten transparent kommunizieren
Im Büro sieht der Chef, ob seine Mitarbeiter verfügbar sind, im Homeoffice auch. Ob das Spaghetti-Teller-Emoji für die Mittagspause oder eine „Nicht stören“-Info, die obengenannten Kommunikationstools bieten einfache Verfügbarkeits-Statusan. Für dieArbeitszeiterfassung gibt es ebenso verschiedene Online-Tools. So ist eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten auch im Homeoffice sichergestellt.

Unterstützung bei Technik-Fragen
Ob digitale Ablage, Zugriffsberechtigungen oder die Installation von neuen Tools, im Homeoffice müssen sich die Mitarbeiter selbst den technischen Herausforderungen stellen. Anleitungen und Technik-Manuels für die gängigen Software-Applikationen helfen dabei enorm. Zudem sollteein Verantwortlicher bestimmtwerden, der bei Fragen zur Verfügung steht.

Klare Regeln erleichtern nicht nur das Arbeiten von zuhause, sondern auch den richtigen Einsatz der digitalen Tools. So kann das Unternehmen auf seine Mitarbeiter vertrauen, ohne zusätzlichen Druck aufzubauen.

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Schnelle Hilfe fürs Home Office

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