Nur nicht hudeln.

Mit kleinen Schritten ans Ziel

Digitalisierung im Projektmanagement

Die digitale Transformation im Unternehmensalltag fordert nicht nur ein Umdenken von Produkten und Dienstleistungen - es ändern sich auch die Anforderungen für grundlegende Prozesse wie etwa das Projektmanagement. Gerade für projektbasierte Unternehmen gibt es viele digitale Lösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Spoiler: Die richtige Herangehensweise ist essenziell bei der Implementierung!

Push Faktoren der Digitalisierung im Projektmanagement
Viele Unternehmen planen und koordinieren ihre Projekte auf Basis von bewährten Methoden. Durch die Verwendung von veralteten Tools sowie die Vermischung von manuellen und digitalen Planungsmethoden schleichen sich dabei häufig Fehler ein. Auch außerhalb der Unternehmen haben sich die Rahmenbedingungen in den letzten Jahren stark geändert. In vielen Bereichen des Projektmanagements ist es heutzutage daher fast unverzichtbar oder sogar schon verpflichtend, gewisse Prozesse zu digitalisieren. Durch neue Arbeitsmodelle, die häufig mit einer freien Wahl von Arbeitsort und -zeit einhergehen, brauchen Arbeitnehmer jederzeit Zugriff zu aktuellen Inhalten oder Anwendungen. Dies erschwert Managern ausreichend Wissen über den Arbeitsfortschritt und -aufwand ihrer Mitarbeiter haben. Ein höherer Koordinationsaufwand entsteht. Nicht zuletzt aus diesem Grund sind Unternehmen seit 2019 per Gesetz dazu aufgefordert, ihren Mitarbeitern ein System zur Arbeitszeiterfassung bereit zu stellen.

Vorteile von digitalem Projektmanagement
Projektmanagement zu digitalisieren, steigert die Effizienz. In mittleren und großen Unternehmen laufen häufig mehrere Projekte gleichzeitig ab. Softwarelösungen helfen, dabei den Überblick zu behalten und Projekte zentral zu steuern. Tools wie Microsoft Teams, SharePoint oder Slack vereinfachen beispielsweise die Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie verknüpfen interne und auch externe Projektmitglieder miteinander und ermöglichen ihnen den Austausch von Daten und Informationen in Echtzeit. Cloudbasierte Anwendungen erleichtern die zentrale Bündelung und Bereitstellung von Ressourcen, wodurch diese bestmöglich genutzt werden können. Mit Hilfe von digitalen Analyseprogrammen und dem Einsatz von künstlicher Intelligenz lassen sich komplexeren Aufgaben und Entscheidungen einfacher lösen.

Welche ist die beste Herangehensweise?
Einen richtigen Weg die Digitalisierung im Projektmanagement anzustoßen, gibt es nicht. Je nach Unternehmensgröße und Digitalisierungsaufwand muss hier unterschieden werden. Ein paar wesentliche Regeln helfen aber bei der Implementierung: In einem ersten Schritt muss definiert werden, in welchen Umfang die Digitalisierung stattfinden wird. So kommen Manager besser auf ganzheitliche Lösungsansätze. Integrative Softwareanwendungen umfassen beispielsweise Zeiterfassung, Projektmanagement und –controlling. Die Mitarbeiter rufen mit ein paar wenigen Klicks den Projektstatus ab oder erstellen Abrechnungen.
Der Digitalisierungsprozess sollte in kleinen Schritten umgesetzt werden. So entstehen weniger Fehler in der Programmierung und Anwendung, die sich im Nachhinein nur noch mühsam beseitigen lassen. Arbeitnehmer gewöhnen sich leichter an kleine Anpassungen und eine gute User Experience erleichtert sowohl die Annahme als auch die Akzeptanz.

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